内部管理制度
内控制度
信息公开制度
一、基金会办公会议制度
        为了更好地开展基金会的各项工作,加强部门之间工作的相互交流与合作,特制定基金会办公会议制度。
(一)基金会办公会议,由正副秘书长、部门负责人参加 。办公会议一般每月召开一次,由秘书长主持,办公室负责通知、记录及编写通报。办公会议主要总结基金会各部门前一段时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点,并布置具体工作任务。
(二)坚持民主集中制原则,既要充分发扬民主,又要高度体现集中,为基金会决策提供科学依据。
(三)各部门需要提交办公会议讨论的事项,应事先作好充分准备,提出意见和设想,便于在会议上及时落实、制定方案。各部门负责人应大胆工作,敢于负责。
(四)严守会议秘密,遵守会议纪律。若违犯纪律或泄密并造成不良影响的,一经查实,视其情节轻重给予严肃处理。
(五)大力倡导"团结、奉献、务实、见效"的精神。加强团结协作,确立全局观念,互相学习支持,共同做好基金会的各项工作。
(六)由办公室负责会议考勤工作。
(七)因故无法参加或无法准时参加会议者,应以书面形式向秘书长请假,报办公室备案。否则作无故缺席处理。
二、行政事务管理细则
        为了加强基金会行政事务工作管理,提高办事效率,节约行政经费开支,根据国家财政部有关规定,结合基金会的实际情况,特制定本管理细则。
(一)文件管理
文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。基金会文件由办公室统一发放、传递、保管和立卷归档。
基金会设有6种文号,即浙正基、浙正基报、浙正基函、浙正基批、浙正基任、浙正基联。
"浙正基"文,用于基金会发往有关部门、各地办事机构的文件、批复和通知。
"浙正基报"文,用于基金会向有关领导及领导机关的报告、请示。
"浙正基函"文,用于基金会业务工作的联系信函。
"浙正基批"文,用于基金会批复下属单位的文件。
"浙正基任"文,用于基金会任免部门负责人和下属单位负责人的决定。
"浙正基联"文,用于基金会和有关单位合作联合开展活动的文件。
会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守。
文件由办公室专人负责编号登记,统一格式,文头为:浙正基 X(xx)第XX号(发文字号包括代号、年号、顺序号)。
1、起草文件统一填写浙江正泰公益基金会发文稿,准确注明文号、标题、印数、发送范围。
2、所有文件由相关部门起草,秘书长签发,必要时报主管理事长审批。
3、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
4、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
5、被发文单位必须注明单位全称。
6、多页文件应标明页码。
7、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。
8、文件纸一律使用A4纸。
9、所有文件一律加盖公章后发送
10、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。存档时文件需存底稿并附两份正式文件,信函需存底稿。
(二)档案管理
档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
1、基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
2、档案编号以"一案一号"为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
3、归档后须填写《档案管理登记表》。
4、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外,一律按照下列规定办理:
(1)永久保存:基金会章程,理事名册,理事会、监事会会议纪要,基金会证照,各级批文,印鉴,年度财务报表,规章制度,不动产所有权证及其他债权凭证,人事资料,大型活动图片,音像资料以其它核定须永久保存的文书;
(2)十五年保存:会计凭证,其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行);
(3)五年保存:期满或解除的合同协议,完结后的项目方案,其它经核定须保存五年的文书;
(4)一年保存:部门工作计划及工作总结,完结后的部门请求报告,完结后无长期保存必要文书。
5、各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案,由各部门负责整理装订,以左方装订为原则,右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
6、所有档案由办公室指派专人保管。
7、因工作需要调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》,并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。
8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过8个工作时。
9、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
10、如调档内容更改,调档时间延长,应按调档程序重新办理。
11、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相关领导人批准后方可销毁。
12、销毁档案须两人以上人员共同完成,办公室指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》,档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
13、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,办公室一份。
14、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
15、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
16、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
17、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
(三)公章、介绍信管理
1、印章管理 根据工作需要,印章有不同的使用范围。为保证基金会的合法权益不受损害,杜绝失误发生,特规定如下印章使用办法。
(1)刻制印章应根据基金会的部门设置,经秘书长审批后,由办公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续,填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。
(2)基金会启用2枚公章,即:浙江正泰公益基金会、浙江正泰公益基金会财务专用章。
(3)所有公章由办公室指定专人保管。
(4)印章使用前,由经办人填写《印章使用审批单》,并经相关负责人进行审核,秘书长同意后使用。
(5)审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。
(6)印章原则不允许携带外出。如确系特殊需要须经秘书长批准签字后方可借走。借用时须填写《印章借用申请表》,并必须两人以上一起在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还。印章外借期间由签字人承担全部责任。
(7)工作人员如需要单位出具有关证明,本人应先提出书面申请,部门负责人审核,秘书长同意后使用。
(8)印章使用责任人(签字人)对印章负有经济、行政、法律责任。
(9)若印章在使用、保管过程中不慎遗失,当事人须承担相应的经济责任。
(10)指定保管人对所负责的印章丢失或盗用,须承担所引起的全部经济损失和法律责任。
(11)当印章管理人变动时,应及时办理交接手续,填写"印章交接清单"。
2、介绍信的保管和使用
(1)基金会介绍信主要用于工作人员对外联系工作。个人因私事不得使用介绍信。
(2)介绍信由办公室指定专人负责保管。
(3)使用介绍信须经秘书长审批同意。
(4)使用介绍信须按内容逐项登记。一般不开空白介绍信,因特殊情况需要开空白介绍信时,须在存根栏内写明使用人姓名,使用完毕后应补注事由及联系单位。如没有使用,应及时交办公室注销。
(5)使用介绍信,按谁签字谁负责的原则处理;未按程序签字,须追究经办人责任;如情节严重,将严肃查处;
(6)介绍信开出后,使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗,当事人须承担所引起的全部经济损失和法律责任。
(7)办公室应妥善保管介绍信存根。
(四) 证照管理制度
1、 基金会证照由办公室指定专人统一保管。
2、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等,如:基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书等。
3、 证照的使用包括借用、复印等,必须填写《证照使用申请单》。如需使用原件,则须秘书长同意。
4、 证照复印件必须加盖"再复印无效章"。
5、 证照保管人必须做出登记,认真填写《证照使用登记表》。
(五)办公用品管理
1、办公用品每年由办公室根据各部门工作需要做预算,并按部门进行结算;
2、要订购办公用品,添置办公设备或专用物品,应提前通知办公室,由办公室指定专人填写购物审批单,经秘书长批准后,由办公室统一购置登记。
3、各部门一般不得自行购置办公用品。遇特殊情况,须事先征得办公室同意方可。
4、办公用品分为个人领用与部门领用两种。"个人领用"系个人使用保管用品,如圆珠笔、签字笔、直尺等。"部门领用"系部门共同使用用品,如打孔机、大型钉书机等。
5、各部门于每年的1月25日填报《部门年度办公用品申购单》,交办公室汇总拟定《基金会年度办公用品购置计划》。
6、个人及部门设立"办公用品领用登记卡",由办公室统一保管,并控制办公用品的领用状况。
7、新进人员到职时按"新员工办公用品领用标准"在办公室领用。离职时,应将剩余办公用品一并退还。
8、印刷品除各部门特殊制单外,其印刷、保管均由办公室统一管理。
9、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏,办公室将根据具体原因追究当事人相关物品净值予以赔偿(保险公司赔付部分除外)。
(六)固定资产管理
1、固定资产包括:单价价值在2000元以上,使用年限在一年以上的财产。
2、现有固定资产以及新增、报废固定资产由办公室指定专人核算,逐项登记,建立台账。
3、各部门应认真填写固定资产登记表。工作人员个人要填写领取使用单,妥善使用。调离基金会时,交回所领物品,方可办理调动手续。
4、固定资产报废时,使用部门应提交报告,由办公室填写报废意见,送财务人员登记。
5、办公室每年年底全面清查盘点固定资产状况。遇有损坏、丢失等情况应随时向秘书长报告。
6、因个人原因丢失或损坏资产的,应酌情赔偿。
(七)捐款捐物管理及使用
1、捐款捐物的管理
(1)凡接受的捐款捐物,均需履行捐赠手续:
A、所有捐赠,不论多少,均须开具正式收据;
B、所有捐物,不论多少,均需认真进行清点登记,填写捐赠清单。
(2)凡接受的捐款捐物,均需专人进行管理:
A、所有捐赠名单(包括捐赠数额)均由财务室进行统计和管理;
B、捐赠的物品,均入库存放,出库需有秘书长签字。
(3)凡接受的捐款,均需存入银行。
(4)接受捐赠的情况,每年向理事会报告一次。
2、捐款捐物的使用
(1)使用范围 A、提供资助 B、设置奖励 C、工作经费
(2)审批权限 A、资助与奖励项目设分级审批,100万元以上报理事会审议批准。B、工作经费开支由秘书长按理事会议通过的预算审批。
(3)审批程序 先由基金会有关部门或办公室提出资金使用方案及预算计划报告,按使用范围及审批权限进行审批。
(4)报告制度 资金使用情况每年向理事会报告一次。每月的收支情况,次月初向秘书长报告。
3、基金增值方式和途径按《基金管理和投资实施细则》办理。
(八)出差费管理
1、杭州地区(当天返回)内差旅费按标准包干使用,每人每天补助50元,在发放工资时一并发给,不再另行报销。
2、远途出差需搭乘飞机的,须经秘书长批准后方可乘坐飞机(原则上只坐单趟)。未经许可,费用自理。由办公室统一购买机票。
3、出差前应填写出差申请表,并到有关部门办理出差借款等手续。
4、出差住宿标准和乘车等标准详见《工作人员交通、住宿费标准一览表》(见附件1),超额部分20%自理。
5、出差伙食补助标准:省内每人每天15元,省外每人每天25元。凡连续乘火车12小时(含)以上的,在途期间可凭车票每满12小时加发25元。
6、交通费开支:乘坐火车在车上过夜6小时以上或连续乘车超过12小时的,可购卧铺,如乘坐硬座则发给补助(乘慢车和直快列车的按硬座票价的60%发给,乘特快列车的发给50%);省外出差市内交通费正副秘书长凭据按实报销,员工按每天30元标准报销。
7、出差报销按财务管理规定办理,借用的差旅费在出差回来一周内必须结清。逾期不结清者,财务可以从其工资中扣除,并予以通报。
8、出差不得报支加班费,但假日出差另计。
9、出差途中除因病或遇意外灾害,或因工作需要延时外,应电话请示,不得因私事或借故延长出差时间,否则其差旅费不予报销。
10、差旅费凭据实报。如有虚报除将其虚报款项追回外,并视其情节轻重,酌予惩处。
三、财务管理规定
        为了加强财务管理,合理使用资金,节约开支,按照基金会内部管理有关规则和财经纪律的要求,结合本会实际情况,特制定本规定。
(一)预算管理办法
1、基金会财务管理实行预算制度,量入为出,总体平衡,厉行节约,先紧后松。各部门应于每年12月15日前提出次年年度经费预算,报办公室及秘书长审核后(预算须含收入和支出两部分),报理事会审批,秘书长签字后执行。原则上各部门经费实行自收自支保持收支平衡。
2、各部门年度预算包括以下项目:
办公室——职工福利费、加班费、办公费、办公用房租金、交通费、文印费、邮电费、水电费、报刊费、调研旅差费、会议费、接待费、培训学习费及其它。正副秘书长由办公室预算。
宣传活动部——活动策划费、广告费、救助金、表彰费、调研旅差费、会议费、交通费及其它。
3、组织大型专项活动,须制定专门经费预算,由基金会办公会议研究确定,秘书长签字后执行。
4、凡未列入预算计划或超预算,须秘书长审批同意后执行。
5、各部门经费收大于支或支大于收,将结合年终考核有奖有罚。奖罚额度原则上为10—15%。
(二)财务管理程序
1、支票(现金)领(借)用:由领(借)用人填写凭证,部门负责人及分管秘书长审核签字后,交秘书长审批,财务室登记签领;使用后按签字程序,在一周内向财务室注销。
2、资金使用由办公室视具体情况按有关规定提出初步意见,基金会办公会议讨论,秘书长签字后执行;数额巨大(20万以上)或计划外基金运行及投资,提交理事会审批同意后执行。
3、工资福利(包括奖金、工资晋级、节假日福利标准等项目、津贴、医疗费、独生子女费、洗理费及其它国家规定的职工福利)的发放,由办公室按照国家有关规定和基金会预算计划制单,秘书长签字后执行。
4、差旅费、日常办公经费的开支应本着节俭的原则,由经办人填写报销单,部门负责人及分管秘书长审核,财务室会计复核后交秘书长签字报销。
(三)财务监督
1、财会人员要严守财经纪律,按照财会制度和有关政策办理各项财务,协助领导把好财务关。有下列情形之一者,财会人员有权终止办理会计业务:
① 违反财经制度和政策;
② 未按规定程序签字审批;
③ 超预算开支;
④ 超标准开支。
2、财务人员应随时向秘书长报告最新财务动态,分析和制定用款计划。
四、医疗费报销办法
        为保障本会工作人员的基本医疗需要,根据本会实际情况,并参照国家公费医疗管理部门的有关规定,特制定本办法。
1、此办法只适用于本会正式员工。
2、本会为员工按国家规定统一办理统筹医疗,单位不再另行报销。
3、凡是打架斗殴、酗酒、自杀、交通肇事、医疗事故造成伤残所发生的费用;出国探亲、考察、进修、讲学期间发生的医疗费用;安装人造器官移植费用均由个人承担,单位不予报销。
4、本会工作人员因公伤事故发生的各项医疗费用由秘书长审核后按承担比例报销。
5、职工子女医疗费报销:凡户口在本市18周岁以内职工的子女,不享受公费医疗及单位劳保的(凭配偶单位证明),在公费医疗规定范围内的给予报销50%,公费医疗规定以外的费用不予报销。
6、子女看病须到省市级医院就诊。其他医院就诊一律不予报销(急诊除外)。
五、工作人员考勤制度(病事假处理规定)
        为维护基金会的正常工作秩序,加强员工考勤管理,特制定下列规定:
1、上班时间  上午8:30-11:30  下午13:30-5:00(如有调整,以办公室发文通知为准)。每周工作日为五天,星期六、星期日为法定休息日。
2、事假
(1)工作人员因私事请事假,须提前(急事后补)办理书面请假手续。如请假后对工作有影响,部门负责人、秘书长有权不准或酌情缩短或延期给假。未按规定办理手续,擅自离开岗位者,作旷工论处。
(2)一般工作人员请事假;一天(含1天)以内由部门负责人批准 ;一天以上,由部门负责人签署意见,秘书长审批。请假手续均要报办公室备查。
(3)部门负责人请事假由秘书长审批,报办公室备查。
(4)每人每月事假超出3天,扣除当月奖金50%;超过5天者,扣除当月全部奖金。
(5)工作人员无故不到岗位或迟到早退时间累计4小时,按旷工处理。
(6)工作人员没有特殊情况,全年请事假累计不得超过20天。
(7)办公室负责考核职工每天出勤情况,各部门负责人外出必须向秘书长或办公室说明外出理由(包括时间、地点、工作内容),一般职工外出必须经部门负责人同意。
3、病假
(1)工作人员因病不能坚持工作,凭医院开具病休证明,可以请病假。如本人病重不能行动,可委托家属代为办理。病假证明交秘书办备查。
(2)工作人员在享受探亲假、事假、产假等假期中或在外出差期间突然患急性病,在外埠就医应有当地公立医疗机构开具的病假证明,医药费按医药费报销办法执行。
(3)每人每月病假,超过3天扣除当月奖金的20%,超过5天者扣除当月奖金50%,超过7天者,扣除当月全部奖金。
(4)病假连续3个月以上者,只发工资的80%;连续6个月以上者,按工资的60%发给生活费(或按全国统一劳动保险条例的规定标准支付)。
4、工伤假
(1)工作人员因工负伤,必须在当天填报工伤事故报告单,及时报送秘书办。经诊断证明认为必须治疗休息的,由指定医院开具工伤假证明单。
(2)工伤假期满后,伤势仍未痊愈,经医师诊断开具证明,可以续假。
(3)工伤待遇按全国劳动保险条例办理。
5、婚丧假
(1)工作人员本人结婚,给假3天(外地另加路程假)。符合晚婚规定的,增加假期12天。
(2)工作人员的父母、岳父母、公婆、配偶死亡,给假3天。祖父母、外祖父母死亡,给假1天。去外地料理丧事的外加路程假。
(3)假期作缺勤统计,工资奖金照发,途中车旅费按有关规定报销。
6、产假、计划生育、探亲假、按国家有关规定办理。
7、年休假  职工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。
国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。
职工有下列情形之一的,不享受当年的年休假:
(1)职工请事假累计20天以上且单位按照规定不扣工资的;
(2)累计工作满1年不满10年的职工,请病假累计2个月以上的;
(3)累计工作满10年不满20年的职工,请病假累计3个月以上的;
(4)累计工作满20年以上的职工,请病假累计4个月以上的。
单位根据生产、工作的具体情况,并考虑职工本人意愿,统筹安排职工年休假。
年休假在1个年度内可以集中安排,也可以分段安排,一般不跨年度安排。单位工作特点确有必要跨年度安排职工年休假的,可以跨1个年度安排。
单位确因工作需要不能安排职工休年休假的,经职工本人同意,可以不安排职工休年休假。对职工应休未休的年休假天数,单位应当按照该职工日工资收入的300%支付年休假工资报酬。
8、加班加点和调休
(1)工作人员在国家法定休假日、休息日从事工作,称为加班;在正常的工作日延长时间从事工作称为加点;
(2)各部门的工作任务,应当在规定的工作时间内努力完成,防止8小时内不抓紧,靠8小时外加班完成的不正常现象;
(3)因工作需要法定休假日加班,由办公室统一安排,加班按有关规定发放加班工资;
(4)双休日加班,平日加点,由部门负责人安排报办公室备案,并在短期内安排给予同等时间的补休,原则上不发加班工资,部门负责人调休应提前报秘书长同意;
(5)调休卡由办公室统一发放,调休卡每人每月一般不宜超过3天。
六、人事管理制度
        为了提高工作效率,增强凝聚力,调动职工积极性,使日常管理有依据,特制定本制度。
(一)适用范围
1、基金会的工作人员管理除根据《劳动法》外,均依据本管理制度。
2、本制度适用于基金会所有工作人员(包括试用工、临时工)。
(二)录用
1、因工作需要增加人员时,用人部门应向办公室提交书面申请并提供详细岗位描述,经秘书长批准后,由办公室会同用人部门执行招聘程序;
2、录用人员由办公室通知办理试用手续,入职时间以办公室核准时间为最后依据,试用期为三个月。如表现突出,经秘书长批准可缩短试用时间。试用期满后合格者领取转正申请表,送交办公室办理转正手续;
3、试用期表现不合格者,基金会可随时终止试用期;
4、试用人员报到时,必须向办公室送交以下材料:(1)身份证原件、复印件;(2)毕业证、职称证书原件、复印件;(3)员工登记表(如实填写);(4)体检合格表(市级医院);(5)一寸彩色登记照两张;(6)其它必要文件。
5、试用期满一经正式录用,即办理用工手续并签订聘用合同,办理相应社会保险、医疗保险及其它手续。
(三)自愿离职
1、工作人员在任何情况下提出自愿离职必须提前一个月通知办公室;部门负责人以上管理人员,须提前两个月通知秘书长。
2、离开前,须做好移交工作,将领用的物品(文件、电脑、电话、办公用品等)退回。
3、所有手续办完经秘书长签字后方可离开。但离职人员不得利用基金会的资源进行各种活动。对基金会造成恶劣影响者,基金会保留追究其法律责任的权利。
(四)非自愿离职  基金会对有下列情况之一的员工予以辞退:
1、试用期内不合格的试用人员 ;
2、在工作中出现重大过错责任事故;
3、不服从工作分配,无事可干的富裕人员;
4、多次完不成工作任务的;
5、有违法犯罪行为损害基金会良好形象的;
6、有吸毒行为的,立即辞退并移交相关部门。
离开前,须做好工作移交,将领用的物品(文件、电脑、电话、办公用品等)退回办公室;所有手续办完后由秘书长签字方可离开。但离职人员不得利用基金会的资源进行各种活动。对基金会造成恶劣影响者,本会保留追究其法律责任的权利; 辞退人员从辞退之日起,即与基金会脱离任何关系。
(五)职工管理
1、工作人员必须遵守国家法律、法规、条例,并严格遵守基金会各项规章制度;
2、上班时间工作人员必须保持仪容、仪表整洁大方,严禁衣冠不整、奇装异服;
3、相互商讨工作、接电话时应尽量低声以免影响他人工作;
4、上班时间不得擅离职守、办理私人事务或长时间打私人电话;
5、应保持公共卫生,增强环保意识,保持个人办公区域内的整洁;
6、上、下班考勤由办公室专人负责;
7、因公外出应由上级领导批准。
(六)处分
1、基金会要求职工遵守国家法律、法规、章程及各项规章制度,如有违反将对其进行处分;
2、处分类别:
(1)经济处罚:a:罚款  b:降工资
(2)纪律处罚:a:警告  b:降职
(3)行政处罚:a:解聘  b:待岗   c:除名
3、处罚时必须经办公会议讨论通过后采取处罚措施;
4、严重违法、犯罪的职工本会将不予通知立即除名,移交相关部门。
七、礼品管理办法
        为了加强对基金会礼品、纪念品的管理,防止乱购滥发,真正体现“工作需要,合理馈赠”的原则,特制定本管理办法。
1、基金会礼品接受捐赠为主要来源,同时备用少量纪念品。需批量或零星购置礼品、纪念品时,先由部门负责人提出申请,交秘书长审批同意后,由办公室指定人员统一购买或制作。
2、礼品、纪念品由办公室指定专人统一管理,负责登记、保管、发放。
3、礼品、纪念品应根据种类逐项登记,并同时进行数量统计。
4、严格控制礼品、纪念品的发放范围。礼品、纪念品应视工作需要合理发放,主要馈赠各类捐赠者,以及对基金会工作给予帮助和支持的单位和个人。不得铺张浪费,不得假公济私,更不能以此作为基金会工作人员的福利待遇。
5、领取礼品、纪念品需办理登记手续,由领取人填写礼品申领单,交秘书长审批同意后,方可领取。
浙江正泰公益基金会财务管理制度
总则
第一条 为了规范浙江正泰公益基金会(以下简称“正泰基金会”)财务行为,加强财务管理,根据《社会团体登记管理条例》、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国慈善法》、《民间非营利组织会计制度》等法律法规,按照《浙江正泰公益基金会章程》的规定,制定本制度。
第二条 正泰基金会财务管理的主要任务是:健全内部财务制度,规范财务工作,加强财务收支管理,提高资产使用效益。本制度所称资产,是指正泰基金会所拥有或控制的银行存款、其他货币资金和实物资产。
第三条 正泰基金会财务管理制度的内容包括:财务管理、收入管理、支出管理、投资管理、实物资产管理、票据管理、全面预算管理、银行存款管理、费用报销管理、项目支出管理、财务决算、财务会计信息披露、会计档案管理。
第四条 财务管理是正泰基金会的重要组成部分,基金会根据章程规定,切实做好财务管理工作,规范财务核算,保证财务会计信息的真实、准确、完整。
第五条 正泰基金会的会计年度自公历1月1日起至12月31日。
第一章 财务管理
第六条 正泰基金会的最高权力机构为理事会。由理事会负责审议机构财务报告,并决定财务工作中的重大问题,财务日常管理工作由执行理事长负责。
第七条 正泰基金会配备具有专业资格的财务人员,会计不得兼任出纳。财务人员必须按照《民间非营利组织会计制度》进行会计核算,实行会计监督。财务人员调动工作或离职时,必须与接管人员办理交接手续。
第八条 财务活动依法接受社会公众和国家有关管理部门的监督。
第九条 正泰基金会理事会换届或更换法定代表人之前必须接受社团登记管理机关和业务主管单位组织的财务审计。
第二章 收入管理
第十条 正泰基金会的主要收入来源为:
1、正泰集团捐赠;
2、政府资助;
3、在核准的业务范围内开展活动或服务的收入;
4、利息收益;
5、其他合法收入。
第十一条 正泰基金会经费必须用于章程规定的业务范围和事业的发展,不得在发起人、捐赠人中分配。
第三章 支出管理
第十二条 正泰基金会的支出一般包括管理费用、业务活动成本和其他费用。基金会根据《民间非营利组织会计制度》的规定进行会计核算,建立和健全各项支出的管理制度。
第十三条 各项支出必须有利于促进公益事业发展,必须贯彻厉行节约和量力而行的原则,严格遵守各项财政、财务制度和财经纪律。
第十四条 必须按照理事会批准的年度预算和规定的开支范围、标准执行各项费用支出。
第十五条 有定向捐赠资金协议的,根据与受助人签订的协议,约定资助方式、资助数额以及资金用途和使用方式,使用捐赠资金。
第十六条 有委托服务合同的,根据委托事项、资金使用规定和方式,使用服务资金。
第十七条 对于年度预算内支出实行分级审批,100万元以上报理事会审议批准。
第十八条 严格执行审批程序:财务人员要认真复核支付申请的标准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单据是否齐备,金额是否准确,支付方式、支付单位是否妥当,有相关合同、协议、文件或证明材料的要一并附上。
第四章 投资管理
第十九条 按照合法、安全、有效的原则实现资金的保值、增值。投资取得的收益应当全部用于慈善目的。
第二十条 投资活动需严格按照《慈善组织保值增值投资活动管理暂行办法》执行。
第二十一条 投资过程中如遇金融风险,应采取措施及时中止。
第二十二条 基金会理事、监事及相关人员严禁在投资活动中获得利益。
第二十三条 在开展投资活动时,理事、负责人和工作人员应当遵守法律法规和基金会章程的规定,严格履行忠实、谨慎、勤勉义务。如有违法违规行为,导致财产损失的,相关人员应当承担相应责任。
第五章 实物资产管理
第二十四条 实物资产是指社团拥有或控制的、能以货币计量的有形资产,包括捐赠物资、防灾备灾物资、固定资产及低值易耗品等。
第二十五条 实物资产管理原则:及时建账入账,专人管理,财务监督、核算;处置方式合法、合规,物资使用符合基金会章程,最大限度地发挥物资的使用效益。
第二十六条 固定资产指为行政管理、开展业务活动而持有的,预计使用年限超过1年,单位价值较高的有形资产。固定资产需分类管理,并建立固定资产采购、验收、领用、保管、调拨、检修、盘点、处置等管理流程。
第二十七条 低值易耗品是指不能作为固定资产的各种办公设备、日常用具等。基金会需建立低值易耗品取得、验收、日常管理、处置等具体管理方法,低值易耗品采用一次摊销法。
第六章 票据管理
第二十八条 票据的签发、取得和转让,应当遵循诚实信用的原则,执行真实的交易关系和债权债务关系。
第二十九条 财务负责保管“公益事业捐赠专用收据”等票据,并做好辅助记录。票据存根按照《会计档案管理办法》的规定保管,不得随意销毁。
第七章 全面预算管理
第三十条 执行全面预算管理,从基金会的年度计划出发,将基金会所有人员和各项活动的收入、支出、固定资产购置等均纳入预算。
第三十一条 投资活动实行预算管理,由秘书处编制投资预算,提交理事会审核确认。
第三十二条 年中时,理事会可根据半年度预算执行情况和全年运营情况,进行预算调整。
第八章 银行存款管理
第三十三条 基金会应遵照国家相关银行账户管理的规定,不得出租、出借账户。
第三十四条 认真执行《银行支付结算办法》、《票据法》等,超过结算起点金额1000元的所有对公业务,应通过银行转账进行结算。
第三十五条 出纳定期与银行核对银行存款余额,并编制银行余额调节表,会计需对银行余额调节表进行审核,应通过银行转账进行结算。
第九章 项目支出管理
第三十六条 项目支出是指使用基金会的资产用于公益慈善项目的支出。
第三十七条 项目审批权限按照《杭州市基金会发展促进会财务及授权管理制度》相关规定执行。
第三十八条 根据相关方协议内容填写支出申请单,明确显示该项目支出所属公益慈善项目名称、用途、金额。
第三十九条 支出单上所填写的收款方名称、开户行、账号必须与协议中提供的内容相符,如不一致,需提供委托书。
第四十条 凭审批后的支出申请单及相关协议复印件、收款方信息等向财务部申请付款。
第四十一条 财务人员复核该项支出及相关附件是否合法合规、真实完整,按照分级制度,提交相关授权人审批后予以付款。
第四十二条 款项付出后,基金会秘书处应向收款方索取合法发票(法人单位)或有效收据(事业单位、社会团体、政府机关)或确认函(个人或无法开出正规发票的组织),交财务部作为收款确认依据。
第十章 费用报销管理
第四十三条 费用报销审批权限按照《浙江正泰公益基金会财务及授权管理制度》相关规定执行。
第四十四条 费用报销时应填写“费用报销单”,办理借款时填写“借款审批单”。
第四十五条 报销单据的内容要填写全面。申请人填写“费用报销”申请单进行费用报销,并附上相关原始凭证。
第四十六条 原始凭证必须是带税务或财政监制章的正式发票。发票的内容(日期、摘要、数量、金额、印章)必须齐全,不得涂改。原始单据必须整理分类,粘贴整齐。
第四十七条 申请人所提供的报销单据需在报销日期六个月(180天)内,无特殊情况,超过报销日期六个月(180天)的报销单据财务不予受理。
第十一章 财务决算
第四十八条 年度财务决算是年度会计期间基金会项目的收入及成本、资产质量、财务效益等基本情况的综合反映,是全面了解和掌握运营状况的重要手段。
第四十九条 严格按照国家有关财务会计制度规定,在进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实的基础上,以年度内发生的全部经济交易事项的会计账簿为基本依据,认真组织财务决算编制和报表工作,做到账表一致,账账一致、账证一致、账实一致。
第五十条 严格按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报告,并接受独立会计事务所的审计。
第五十一条 年度财务报告经理事会确认后对外披露。
第十二章 财务会计信息披露
第五十二条 财务会计信息是捐赠人、管理者和理事会等机构利益相关方了解机构资源状况、负债水平、资金使用情况及现金流量等信息的重要来源。财务信息披露是建立社会公信力的重要环节,其主要形式是财务会计报告。
第五十三条 财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书构成。按照《民间非营利组织会计制度》的规定,机构会计报表包括资产负债表、业务活动表和现金流量表,同时包括会计报表附注,说明机构采用的主要会计政策、会计报表中反映的重要项目的具体说明和未在会计报表中反映的重要信息的说明等。
第五十四条 以单一项目或捐赠人为报告主体的财务会计信息由财务管理部门负责按会计制度核算并编制,报执行理事长审阅批准后,方可对外提供或披露。重大财务信息的披露必须纳入财务会计报告的内容,按照《慈善组织信息公开管理办法》相关要求进行披露。
第十三章 会计档案管理
第五十五条 会计凭证、账簿和会计报表等,都是基金会重要的财务档案和理事资料,必须进行科学管理妥善保管,不得丢失和任意销毁,并设专人负责整理归档。
第五十六条 会计档案按照《[财政部、国家档案局令第79号]会计档案管理办法》执行,实行专人管理。会计档案由财务人员负责整理归档。
第五十七条 磁性介质会计信息资料、纸质账簿、年度报表、薪金表都应长期保存。
第五十八条 销毁会计档案必须按规定程序审批,对已销毁的资料应保留相关记录。
第五十九条 对到期未了结的债权债务的原始凭证及其它未了事项的原始凭证不得销毁,单独抽出另行立卷,保管到未了事项完结时为止。
附则
第六十条 本制度最终解释权归浙江正泰公益基金会所有。
第六十一条 本制度经正泰公益基金会第三届理事会第一次会议审议通过后执行。
浙江正泰公益基金会信息公开管理制度
一、总则
        为规范本会的信息公开行为,保护捐赠人、受益人等慈善活动参与者的合法权益,维护社会公众的知情权,促进慈善事业发展,根据《中华人民共和国慈善法》(以下简称《慈善法》)、《慈善组织信息公开管理办法》、《基金会管理条例》等法律法规制定本制度。
二、信息公开的原则
        本基金会依法履行信息公开义务,并遵循以下原则:
1、真实性、完整性原则。不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏,不得以新闻发布、广告推广等形式代替应当履行的信息公开义务。
2、一致性原则。对外公开有关机关登记、核准、备案的事项时,应当与有关机关的信息一致;对外公布的信息相互之间应当一致;在其他渠道公布的信息,应当与在民政部门提供的统一的信息平台(以下简称统一信息平台)上公布的信息一致。
3、时效性原则。按照有关法律法规规定的时限,将相关信息进行公开。
三、信息公开的内容
(一)信息公开工作内容
依照有关法律法规规定,本会应当在民政部门提供的统一信息平台,公开下列信息:
1、《信息公开管理办法》规定公开的基本信息
(1)经民政部门核准的章程;
(2)本会决策、执行、监督机构成员信息;
(3)本会的名称、设立时间、存续情况、业务范围或者主要职能;
(4)本会的发起人、主要捐赠人、管理人员、被投资方以及与本会存在控制、共同控制或者重大影响关系的个人或者组织(以下简称重要关联方);
(5)本会的联系人、联系方式,以本会名义开通的门户网站、官方微博、官方微信或者移动客户端等网络平台;
(6)本会的信息公开制度、财务和资产管理制度。
基本信息中属于慈善组织登记事项的,由民政部门予以公开。基本信息制作纸质文本置于本会的住所,方便社会公众查阅、复制。
2、工作报告和财务会计报告
按照有关法律法规规定的时限,将年度工作报告和财务信息在统一信息平台向社会公开。年度工作报告的具体内容和基本格式遵循民政部门统一制定的规范。
3、慈善项目有关情况
本会在设立慈善项目时,应当在统一信息平台公开该慈善项目的名称和内容,慈善项目结束的,应当公开有关情况。慈善项目由慈善信托支持的,还应当公开相关慈善信托的名称。
4、法律法规要求公开的其他信息
应当要求项目执行方向受益人告知资助标准、工作流程和工作规范等信息。如本会招募志愿者参与慈善服务,应当公示与慈善服务有关的全部信息,以及在服务过程中可能发生的风险。
5、信息变更
本会对已经公开的年度工作报告和财务会计报告、慈善项目信息、重大资产变动及投资信息、重大交易及资金往来信息、关联交易信息进行更正的,应当在统一信息平台填写并公布更正说明,有独立信息条目的在相应信息条目下予以公布。
6、不宜公开的信息
1)国家机密;
2)个人隐私:包括董事会成员、职工、捐赠人和受益人的“个人信息”,包括所有的个人情况资料。例如身高、体重、女性三围、财产状况、婚姻状况、家庭电话号码、个人档案等;“私人活动”,是一切个人的,与公共利益无关的活动;“个人领域”,也叫私人空间,个人的隐秘范围、个人居所、旅客行李、日记、信件等均为个人领域;
3)知识产权;
4)当前信息:内部信息,如内部通讯、建议、个人意见;与相关机构的交流和谈判信息;理事会决策过程信息,如理事会个人观点、会议记录等;
5)司法调查信息;
6)基金会理事会有权决定不披露有可能对公众利益不利的信息。
(二)信息公开的主要途径
主要通过基金会官方网站(http://www.ztgy.org/)、微信公众帐号(浙江正泰公益基金会)及基金会中心网等民政部门认可或要求的其他相关方式发布。
四、实施安排和监督
相关的信息应便于不同利益相关者获取。应特别保证合作机构和受益人的获取。
1、目标受众
公众、捐赠人、受益人、媒体、学术界和政府。
2、实施安排
: 各部门负责整理各自应该披露的业务信息,并将信息提交给秘书处,由秘书处进行信息
3、信息获取与发布权限:
虽然信息披露被假定是有利,但不能排除部分信息的披露,可能对公共利益产生不良的后果。信息披露,应根据信息受众的不同区别对待。
1)一般来说,为了增加透明度,大多数的信息应向公众开放,任何个人可以自由获取这部分信息,如机构和项目基本信息、资金的筹集和使用的综合性信息等;
2)捐赠人和受益人还有权获取与其捐赠和受助相关的比较详细的信息;
3)研究人经过批准才能获取与研究课题相关的详细信息;
4)基金会有责任对其掌握的不宜披露的信息进行保密。对于在项目管理和筹资活动中,必须公开的个人隐私未经当事人同意,不得公开;
5)信息的披露应有时间性。有些信息,在某一时间段内披露,可能对公众利益不利,暂时不宜公开,应给予保密。历史信息的披露,也应考虑其对公众利益的影响;
6)机构有责任对工作中产生的信息进行有效管理。工作岗位不同,信息披露和保密的责任不同,由于责任的不同,获得信息的权限也不同:
1. 每一个岗位的在岗人员负责保存、整理和上报其工作中产生的信  
息,未经批准,不得擅自披露;
2. 部门主任负责管理本部门产生的信息,提出信息披露建议,并经分
管秘书处领导审批后方可披露;
3. 信息主管部门负责对基金会的全部信息进行管理,并承办涉及全会
的信息披露工作;定期监测各部门负责管理并已经披露的信息,必要时向各部门并秘书处提出信息披露的意见和建议;
4. 信息管理的最终责任和信息披露的最终决定权在秘书处。
5. 附则:本办法自公布之日起执行。
        浙江正泰公益基金会
2021年6月3日